Theo đó, bàn làm việc gọn gàng và ngăn nắp với tổ chức có hệ thống sẽ giúp duy trì năng suất và sự tập trung, vì vậy, 4 cách cơ bản dưới đây sẽ giúp không gian làm việc sạch sẽ nhằm giảm đi sự căng thẳng, tạo môi trường thuận lợi cho sáng tạo một cách hiệu quả.
Phân loại tài liệu
Một trong những yếu tố chính khiến bàn làm việc trở nên bừa bộn đó chính là sự lộn xộn của tài liệu và giấy tờ. Việc sắp xếp và phân loại tài liệu một cách có hệ thống là bước đầu tiên để tạo nên không gian làm việc ngăn nắp.
Hãy phân loại tài liệu thành các nhóm khác nhau dựa trên tính chất công việc hoặc mục đích sử dụng. Các tài liệu quan trọng và thường xuyên sử dụng nên được đặt ở vị trí dễ tìm, trong khi những tài liệu ít quan trọng hơn có thể được lưu trữ trong các tủ hồ sơ hoặc hộp đựng tài liệu riêng biệt.
Việc sử dụng hộp và khay đựng giấy tờ sẽ giúp việc sắp xếp các tài liệu theo thứ tự một cách dễ dàng, tránh tình trạng lộn xộn trên bàn làm việc. Các hộp và khay cũng nên được gắn nhãn rõ ràng để dễ dàng tìm đúng tài liệu khi cần.
Sắp xếp thiết bị công nghệ
Thiết bị công nghệ như máy tính, máy in và các phụ kiện liên quan thường chiếm nhiều diện tích và dễ gây bừa bộn trên bàn làm việc. Việc sắp xếp lại thiết bị công nghệ một cách ngăn nắp là bước quan trọng để bàn làm việc luôn gọn gàng.
Bên cạnh đó, dây cáp sẽ trở nên rối mắt nếu không có sự sắp xếp hợp lý. Hãy sử dụng các phụ kiện đựng dây cáp chuyên dụng như kẹp cáp, ống dẫn cáp, hoặc các hộp đựng dây... và gom gọn lại nhằm giúp bàn làm việc không bị bừa bộn, rối mắt.
Các thiết bị công nghệ nên được sắp xếp một cách tiện lợi và tiết kiệm không gian như máy in có thể được đặt trên một kệ riêng, hay các phụ kiện (chuột, bàn phím, và tai nghe) nên để ở trong hộp nhỏ để tránh bị mất hay gây bừa bộn, mất thẩm mỹ.
Tối ưu hóa không gian làm việc
Không gian làm việc cần được tối ưu hóa để đảm bảo sự thoải mái trong quá trình làm việc. Điều này không chỉ bao gồm việc sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý mà còn là cách tận dụng tối đa không gian sẵn có.
Kệ và tủ lưu trữ là một trong những giải pháp hiệu quả để giữ không gian làm việc gọn gàng. Các kệ có thể được gắn lên tường nhằm tiết kiệm diện tích mặt bàn, trong khi các tủ lưu trữ có thể chứa các tài liệu, thiết bị và dụng cụ làm việc.
Việc sử dụng kệ và tủ để lưu trữ tài liệu hay các vật dụng không quá cần thiết sẽ tạo ra một không gian bàn làm thêm rộng rãi và thoải mái.
Một trong những nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp không gian làm việc - “ít là nhiều” (less is more). Hãy giữ lại những vật dụng thực sự cần thiết và loại bỏ những thứ không dùng đến. Cách làm này không chỉ giúp giải phóng không gian mà còn tạo nên một bàn làm việc sạch sẽ và thoáng đãng.
Duy trì thói quen gọn gàng
Việc duy trì một không gian làm việc gọn gàng cũng đòi hỏi sự kiên trì. Hãy tạo thói quen dành ít phút cuối ngày để dọn dẹp cũng như vệ sinh bề mặt bàn làm việc. Cách làm này không chỉ giúp không gian làm việc luôn sạch sẽ mà còn tạo sự hứng khởi cho ngày làm việc tiếp theo.
Ngoài việc dọn dẹp hàng ngày, hãy cố gắng tổ chức hay thay đổi không gian làm việc mới mẻ hơn để tránh đi sự nhàm chán theo năm tháng.
