“Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác”
Đó là khẳng định của ông Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - khi phát biểu tại Hội nghị Lưu trữ số - The Next in Archive vừa được tổ chức bởi Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam và các cơ quan với sự hỗ trợ chuyên môn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
“Lưu trữ số là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm gìn giữ bằng chứng pháp lý về quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lưu giữ thông tin có giá trị cho thế hệ tương lai. Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác” - ông Tùng nhấn mạnh.
Nhận định này là xác đáng khi Việt Nam đang trải qua giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và truyền thông. Lượng dữ liệu khổng lồ được tạo hằng ngày đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp lưu trữ hiện đại, hiệu quả thay cho lưu trữ thủ công - phương pháp tiềm ẩn nhiều nguy cơ như tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng... dẫn đến mất mát và không có khả năng phục hồi.
Luật Lưu trữ năm 2024 quy định rõ yêu cầu về chuẩn hồ sơ, tài liệu lưu trữ số, đây chính là “hồi chuông” thúc giục các doanh nghiệp, tổ chức công nghệ vào cuộc để góp phần thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ.
“Việc chuyển đổi số trong Nhà nước và trong từng tổ chức, doanh nghiệp đối với hoạt động lưu trữ là cấp thiết, không thể trì hoãn, nhưng cần phải thiết thực, hiệu quả, khả thi trên cơ sở bảo đảm được một hạ tầng pháp lý rõ ràng, một hạ tầng công nghệ và kỹ thuật tương thích, một nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng đúng các yêu cầu của nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện tại và tương lai” - ông Hoàng Quốc Tuấn - Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam - chia sẻ về bối cảnh và yêu cầu của lưu trữ số hiện tại.
Những thách thức đặt ra
Trong nội dung “Luật Lưu trữ năm 2024 và những yêu cầu đặt ra với Lưu trữ số” - TS Nguyễn Thị Chinh - Trưởng phòng Quản lý Văn thư lưu trữ II, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - đã giới thiệu, phân tích các nội dung chính, điểm mới của luật.
Trong đó, TS Chinh chỉ ra các quy định, cơ sở rõ ràng về chính sách lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về chuyển đổi số gồm các vấn đề về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số, các chuẩn kỹ thuật lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hiểu rõ và làm cơ sở triển khai. “Các quy định về kho lưu trữ số là phần quan trọng để các bộ, ngành, địa phương triển khai lưu trữ số. Đây là một kho dữ liệu chuyên dụng gồm 3 cấu phần quan trọng: Hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu và tài liệu lưu trữ” - TS Chinh nói.
Đánh giá về các thách thức và vấn đề tồn đọng trước bài toán lưu trữ số, TS Chinh cho rằng, trong khi bài toán về “Nền tảng Lưu trữ số quốc gia” đã nhận được lời giải thì bài toán đặt ra cho các đơn vị, doanh nghiệp vẫn còn đó, trở thành vấn đề trăn trở.
Theo TS Chinh, hiện nhiều tổ chức chưa có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, trong khi đó tài liệu đã được số hóa nhưng chưa được khai thác và phát huy giá trị đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.
Cùng góc nhìn này, PGS.TS Vũ Thị Phụng - Phó Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam - đưa ra những vấn đề đáng suy nghĩ. Khi tới thăm một số chi hội và khảo sát công tác lưu trữ ở một số đơn vị tại địa phương, bà Vũ Thị Phụng vẫn bị “choáng” bởi những kho lưu trữ chứa đầy tài liệu giấy, để phủ bụi mà các cơ quan vẫn chưa tìm ra hướng giải quyết.
Theo bà Phụng, nhận thức về lưu trữ số trong các đơn vị còn hạn chế và lúng túng, việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ số đang chưa có sự đồng bộ giữa đơn vị công nghệ và đơn vị chuyên môn trong các cơ quan.
Với trình độ chuyên môn, số lượng nhân lực và ngân sách chi cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, các vấn đề về nhập liệu, chỉnh lý và số hoá, xác thực bảo mật theo quy định Luật lưu trữ (sửa đổi) 2024 mới ban hành là các bài toán đầy thách thức mà các đơn vị cần có hành động và sự chuẩn bị kịp thời ngay từ bây giờ.
