Google Drive là một công cụ lưu trữ và sắp xếp tất cả các loại dữ liệu miễn phí cho bất kỳ ai sở hữu tài khoản Google. Vì Drive lưu trữ tất cả các tệp tài liệu của người dùng dưới dạng đám mây nên nó sẽ mang lại một số lợi thế ưu việt hơn so với việc lưu trữ cục bộ trên điện thoại hoặc máy tính PC.
Tuy nhiên, nếu mới sử dụng Drive, sẽ có một số điều quan trọng bạn nên chú ý trước khi chuyển tất cả dữ liệu và tệp của mình. Dưới đây là những mẹo cơ bản giúp bạn khai thác tối đa hiệu năng của Google Drive.
Các gói phí
Mỗi người dùng Google Drive đều sẽ nhận được 15GB bộ nhớ miễn phí. Tuy nhiên, mọi dữ liệu bạn đã lưu trong Google Photos cũng được tính vào giới hạn này. Vì vậy, nếu đang sử dụng nó để sao lưu ảnh, bạn sẽ không còn nhiều chỗ trống cho các tài liệu quan trọng khác.
Tuy vậy, bạn có thể tăng dung lượng lưu trữ của mình trong Drive bằng cách đăng ký Google One với mức giá 45.000 đồng một tháng cho gói 100GB, hoặc 225.000 đồng một tháng cho 2TB dung lượng.
Bên cạnh đó, có một số cách để nhận thêm dung lượng miễn phí tạm thời. Cụ thể, trong trường hợp người dùng mua Chromebook mới sẽ nhận được 100GB dung lượng miễn phí với thời hạn sử dụng một năm, trong khi khách hàng mới sử dụng Google One có thể nhận được đề nghị dùng thử dịch vụ với đăng ký một tháng miễn phí.
Truy cập ngoại tuyến
Mặc dù được thiết kế chủ yếu như một cách để quản lý tài liệu online nhưng Google Drive còn hỗ trợ truy cập ngoại tuyến, rất hữu ích khi người dùng không có kết nối internet.
Để sử dụng tính năng này, người dử dụng cần thực hiện một số thao tác. Trước tiên là thực hiện trên máy tính, bạn cần nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của tab trình duyệt Google Drive, nhấn Cài đặt, và chọn hộp bên cạnh tùy chọn menu “Ngoại tuyến”.
Trên thiết bị di động, bạn sẽ cần mở ứng dụng Drive, tìm một tệp cụ thể và sau đó chỉ định truy cập ngoại tuyến bằng cách bật tùy chọn từ biểu tượng “Thêm” (biểu tượng ba chấm dọc).
Sau khi thực hiện các bước trên, bạn sẽ có thể truy cập, chỉnh sửa và lưu bất kỳ thay đổi nào khi đang ngoại tuyến. Cho đến khi thiết bị được kết nối lại với Internet, nó sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi mà người dùng đã thực hiện trước đó.
Hỗ trợ mọi tệp được tải lên
Đối với các tệp đơn lẻ được lưu trữ cục bộ trên thiết bị, người dùng chỉ cần kéo thả tệp hoặc nhấn vào nút “Mới” và chọn “tải lên tệp hoặc thư mục”.
Sau khi tải lên tất cả các tệp, người dùng hoàn toàn có thể quản lý chúng giống như cách thực hiện trên các thiết bị điện thoại hoặc máy tính. Họ có thể tạo các thư mục đan xen nhau và kéo thả tệp từ nơi này sang nơi khác, tiết kiệm được rất nhiều thời gian tìm kiếm sau này.
Các trang công cụ hợp tác
Ngoài công nghệ lưu trữ đám mây tiện lợi và dễ sử dụng, thì một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Google Drive phải kể đến một loạt các công cụ cộng tác như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày.
Người dùng có thể chia sẻ tệp hoặc tài liệu với người khác đơn giản bằng cách nhấn vào nút chia sẻ và nhập email của người cần được chia sẻ. Ngoài ra, Drive có thể tạo liên kết để gửi qua văn bản, mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin, trong đó, khi ai đó có quyền truy cập, bạn sẽ có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp với họ trong thời gian thực.
Ngoài chủ sở hữu của tệp, Drive cung cấp ba cấp truy cập khác nhau: người xem, người nhận xét và người chỉnh sửa. Và nếu muốn xem lại bản sao cũ hơn của Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, người dùng hoàn toàn có thể mở menu Tệp và chọn “Lịch sử phiên bản”.
Một khi đã nắm rõ những tính năng cơ bản nói trên, người dùng sẽ có riêng cho mình một không gian lưu trữ miễn phí, thông minh, khoa học hoặc thậm chí là vô hạn cho các dữ liệu quan trọng trong công việc và cuộc sống.
