Cần giảm văn bản, giấy tờ trong hoạt động quản lý hành chính

Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị hành chính chưa thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư; việc gửi văn bản, tài liệu còn lãng phí, tác động tiêu cực đến hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính. 

Việc gửi văn bản để báo cáo, thay báo cáo, để biết và gửi văn bản vượt cấp diễn ra thường xuyên, phổ biến, chưa có biện pháp để ngăn chặn; chưa chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại cơ quan một cách hợp lý và khoa học.          

Hiện nay, các cơ quan nhà nước đều ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước để xử lý văn bản, từng bước thay thế việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính thông thường trong truyền đạt thông tin, giải quyết các công việc có liên quan. 

Hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước đã nối mạng tin học, thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học đã góp phần giảm số lượng lớn văn bản, giấy tờ, tiến độ công việc được triển khai nhanh chóng, hiệu quả quản lý hành chính được nâng lên rõ rệt.           

Mặc dù vậy, bên cạnh với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước thay cho sử dụng giấy tờ, văn bản đã thực hiện đầy đủ, tuy nhiên điều này vẫn chưa được thực hiện đồng bộ từ Trung ương xuống địa phương, nhất là cơ quan hành chính ở cơ sở tại các địa phương miền núi, vùng khó khăn thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn còn nhiều hạn chế nhất định. 

Bên cạnh đó, một bộ phận cán bộ, công chức không có thói quen sử dụng các phần mền ứng dụng tin học vào thực hiện nhiệm vụ nên việc soạn thảo và phát hành văn bản, giấy tờ vẫn diễn ra phổ biến; quá trình nghiên cứu văn bản trên mạng tin học của một bộ phận cán bộ, công chức vẫn còn hạn chế, chưa thường xuyên, phải in ra bản giấy để nghiên cứu nên rất lãng phí. 

Một số cơ quan nhà nước chưa có thói quen sử dụng hộp thư điện tử, email...vào hoạt động quản lý nên vẫn còn lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ. Ví dụ: Bộ cuối năm yêu cầu cấp tỉnh báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao, khi văn bản đến tỉnh, tỉnh lại yêu cầu cấp huyện báo cáo, cấp huyện lại yêu cầu cấp xã báo cáo và ngược lại, cấp xã báo cáo lên cấp huyện..., cứ thế văn bản cứ tăng lên theo cấp số nhân, trong khi các cơ quan này đã có hộp thư điện tử.         

Để khắc phục tình trạng nêu trên, cần tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước nhằm giảm số lượng văn bản, giấy tờ để tránh lãng phí là việc làm hết sức cần thiết. Trước hết, cấp ủy, chính quyền địa phương cần tổ chức quán triệt các văn bản của nhà nước chỉ đạo về giảm văn bản, giấy tờ hành chính cho toàn thể cán bộ, công chức được biết, đồng thời đề ra các giải pháp để triển khai thực hiện. 

Cần phải đầu tư đồng bộ các thiết bị văn phòng (máy tính, máy scan...) và kết nối tin học để ứng dụng các phần mền trong việc quản lý; nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, công chức, tinh giảm số lượng cán bộ, công chức không đáp ứng được nhiệm vụ trong việc sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin; quản lý chặt chẽ văn bản đi - đến, nhất là văn bản đi phải gửi đúng nơi, đúng địa chỉ, không gửi những nơi không cần thiết (như gửi thay báo cáo hoặc để biết...) thay vào đó, cần phải đưa tất cả các văn bản do cơ quan, đơn vị phát hành (trừ văn bản mật) lên Trang thông tin điện tử của mình để các các cơ quan, đơn vị có liên quan được biết, khai thác thông tin. 

Quản lý chặt chẽ văn phòng phẩm theo hướng khoán văn phòng phẩm, trong đó có việc khoán sử dụng giấy tờ, văn bản trong giải quyết công việc nhằm khuyến khích cán bộ, công chức sử dụng tiết kiệm giấy tờ, văn bản, tạo nguồn thu nhập hợp pháp. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra, thanh tra việc sử dụng văn bản, giấy tờ của cơ quan hành chính nhà nước; kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm xảy ra.           

Có như vậy, mới khắc phục được tình trạng lãng phí giấy tờ, văn bản trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, nhằm tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần xây dựng các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng văn minh, hiện đại. 

Đỗ Văn Nhân Trần Hưng Đạo, TP Kon Tum, tỉnh Kon Tum