Quản lý thời quan hiệu quả là một nhiệm vụ khó khăn và thậm chí còn “đau đớn” đối với nhiều người. Chúng ta thử rồi sai, thử lại rồi sai và tiếp tục thử vẫn sai.
Bạn đang tìm kiếm những biện pháp quản lý thời gian hiệu quả? Hãy xem xét 10 tuyệt chiêu vô cùng đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong bài viết dưới đây. Áp dụng các phương pháp này không chỉ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc mà còn mang lại sự tự tin để có thể đạt được mục tiêu của mình.
1. Hiểu rõ mục tiêu và sắp xếp theo giá trị – mức độ ưu tiên
Hiện tại bạn đang có bao nhiêu mục tiêu cần thực hiện? Nếu không có mục tiêu nào cả, hãy bắt đầu đặt ra cho mình ít nhất một mục tiêu mỗi ngày. Điều này rất cần thiết để có thể quản lý công việc một cách hiệu quả. Mặt khác, một số người lại có quá nhiều mục tiêu, do đó cần sắp xếp chúng sao cho hợp lý. Đối với mỗi lĩnh vực chính trong cuộc sống như công việc, sức khỏe, tài chính…, bạn cần có một mục tiêu cụ thể.
Trong một ngày nhất định nào đó, bạn cần có một mục tiêu được đặt ưu tiên lên hàng đầu. Đối với nhiều người trong chúng ta, thông thường sẽ là mục tiêu liên quan đến công việc hay sự nghiệp. Nhưng giả sử bạn bị thừa cân hoặc đang trong quá trình điều trị, sức khỏe của bạn sẽ trở thành mối quan tâm lớn nhất. Rõ ràng bạn không thể đạt được bất cứ thứ gì, cũng không thể quản lý thời gian hiệu quả nếu không có sức khỏe tốt phải không?
2. Ưu tiên: Tập trung vào công việc quan trọng nhất và thực hiện ngay hôm nay
Bạn đã có mục tiêu nhưng không thể “thực hiện” một mục tiêu được và bạn chỉ có thể làm những việc cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Hãy xác định mục tiêu ưu tiên nhất của mình và bắt tay vào xử lý những công việc chính của mục tiêu đó.
Nếu có thể, hãy cố gắng thực hiện các công việc này trước khi làm những việc khác. Chẳng hạn, hôm nay bạn cho rằng việc quan trọng nhất là tập thể dục, vậy thì hãy tập thể dục vào buổi sáng. Hiện có rất nhiều phòng tập gym mở từ sáng sớm, do đó bạn có thể đến phòng tập trước khi đi làm.
Trong trường hợp mục tiêu hàng đầu là được thăng chức trong công việc, thì nhiệm vụ hàng đầu của bạn có thể là phải thực hiện được một bài thuyết trình tốt. Vậy hãy đến công ty thật sớm và hoàn thiện nó trước khi bắt đầu kiểm tra email.
3. Xác định rõ ưu tiên hàng đầu ở mỗi thời điểm
Trước khi rời khỏi nhà vào buổi sáng, hãy đảm bảo mình đã sắp xếp công việc trong ngày theo thứ tự ưu tiên. Danh sách công việc có thể dài bất tận, nhưng hãy chọn 5 việc quan trọng nhất và tập trung hoàn thành từng thứ theo thứ tự đã đặt ra. Nếu cảm thấy không chắc chắn về việc gì cần làm tiếp theo, hãy tự hỏi bản thân ưu tiên hàng đầu của bạn lúc này là gì. Chắc chắn sẽ rất hiếm khi câu trả lời là “Lướt Facebook”.
4. Quy thời gian của bản thân thành giá trị
Việc quản lý thời gian sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn tính được mỗi giờ của mình đáng giá bao nhiêu. Giả sử bạn tính ra con số 600 đô-la, bạn sẽ biết được 30 phút vào Facebook đã khiến bạn tiêu tốn tới 300 đô-la.
Nếu không thể tính ra một con số chính xác, bạn có thể ước lượng hoặc hỏi chính sếp của mình. Còn nếu tự kinh doanh, chắc chắn bạn có thể tự xác định giá trị giờ công của mình. Hãy lập một bảng theo dõi những việc bạn làm trong ngày để biết bạn đang dành thời gian cho việc gì, sau đó hạn chế dần những khoảng thời gian vô bổ.
5. Đừng quá cầu toàn, hoàn thiện công việc một cách tốt nhất tại thời điểm đó là được
Tất nhiên ai trong số chúng ta cũng muốn thực hiện công việc của mình một cách xuất sắc nhất có thể, nhưng trên thực tế chủ nghĩa cầu toàn làm chúng ta phung phí rất nhiều thời gian. Không có thứ gì là hoàn hảo ở trên đời, cho nên đừng để bản thân bị rơi vào trạng thái này.
6. Hoàn thành công việc trong nửa số thời gian dự kiến
Nếu bạn là người cầu toàn, hãy thử đặt cho mình những thời hạn khắt khe. Chẳng hạn thông thường bạn mất 3 giờ đồng hồ để làm một việc gì đó, lần này hãy đặt chỉ tiêu hoàn thành trong vòng 90 phút thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình có thể làm được việc đó đúng hạn.
7. Dành thời gian lên kế hoạch và suy ngẫm mỗi ngày
Bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu mỗi ngày dành ra vài phút để đặt thứ tự công việc ưu tiên và lên kế hoạch trước khi làm việc. Hãy lập thời gian biểu mỗi ngày, có thể tối hôm trước hay sáng hôm sau, trước khi bạn tới cơ quan. Khi tách biệt thời gian lên kế hoạch và thời gian thực hiện các công việc, bạn sẽ trông thấy làm việc nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.
8. Chia mục tiêu lớn thành những nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày
Như đã đề cập ở trên, chúng ta không thể “thực hiện” một mục tiêu mà chỉ có thể thực hiện những công việc, khi có mục tiêu rồi, hãy xác định xem bạn cần làm gì để đạt được mục tiêu. Sau đó, hãy cụ thể hóa các bước thành những công việc và dự án. Đặt thời hạn cho mỗi dự án, rồi tiếp tục chia nhỏ thành những phần việc phải làm mỗi ngày. Như vậy bạn sẽ thấy công việc của mình được thực hiện một cách vô cùng suôn sẻ và nhanh chóng.
9. Loại bỏ những việc có thể nhờ người khác làm
Chắc hẳn bạn đã tính được giá trị một giờ làm việc của mình. Bây giờ hãy nhìn lại những việc mình đã làm mỗi ngày và quyết định việc gì bạn không nên tiếp tục thực hiện nữa. Ví dụ, một giờ công của bạn tương đương 300 đô-la, và bạn cần tới 1 tiếng để đọc email mỗi ngày, hãy cân nhắc xem như vậy đã hiệu quả chưa. Có lẽ đã tới lúc bạn thuê người khác kiểm tra email thay mình.
10. Đặt thời hạn cho tất cả các dự án
Nói đến thời hạn thực hiện thì đây là một yếu tố rất quan trọng trong việc quản lý thời gian. Nếu ai đó yêu cầu bạn phải hoàn thiện công việc trong một thời hạn nhất định, hãy tự đặt cho mình thời hạn sớm hơn mốc chính thức. Tất nhiên việc này tương đối khó khi mà ở công sở có quá nhiều thời hạn phải đảm bảo, nhưng cách này sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể khả năng quản lý thời gian của mình.
Hãy bắt tay vào thực hiện các tuyệt chiêu này ngay từ hôm nay. Hầu hết chúng đều rất thực tế, đơn giản nhưng lại có hiệu quả cao. Chắc chắn bạn sẽ thấy ngạc nhiên về năng suất làm việc của mình.
Theo LifeHack.vn
