Lễ hội có chủ đề “Quảng Ninh - Hokkaido: Hội nhập văn hoá giàu bản sắc”. Địa điểm diễn các hoạt động chính là Quảng trường 30/10 và Cung Quy hoạch, Hội chợ và Triển lãm tỉnh Quảng Ninh, phường Hồng Hải, thành phố Hạ Long.
Các đại biểu phía Nhật Bản dự kiến là 330 người, gồm đại diện Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam; đại diện chính quyền, nghị viện cấp tỉnh Hokkaido; đại diện chính quyền, nghị viện cấp thành phố của tỉnh Hokkaido; đại diện các tổ chức Nhật Bản có quan hệ với Việt Nam; đại diện các doanh nghiệp Nhật Bản đang đầu tư và có văn phòng đại diện tại Quảng Ninh và Việt Nam; các nghệ nhân, nghệ sĩ, ca sĩ của Nhật Bản tham gia biểu diễn tại Lễ hội và người dân Nhật Bản đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam và tỉnh Quảng Ninh.
Trong đó, có khoảng 280 đại biểu tỉnh Hokkaido và các thành viên đoàn tham gia Lễ hội sẽ bay đến sân bay Vân Đồn trên chuyến bay charter (thuê bay).
Các hoạt động chính trong Lễ hội gồm: Hội đàm ký kết văn bản ghi nhớ hợp tác giữa tỉnh Quảng Ninh (Việt Nam) và tỉnh Hokkaido (Nhật Bản); Hội nghị xúc tiền đầu tư Quảng Ninh - Nhật Bản năm 2023; Triển lãm, trưng bày kết hợp thương mại, không gian âm thực Việt Nam - Nhật Bản; Chương trình giao lưu nghệ thuật đường phố; Hội thảo chuyên đề nông nghiệp tăng trưởng xanh; Hội thảo chuyên đề về giao lưu văn hóa du lịch và phát triển nguồn nhân lực.
Sự kiện chính - Lễ hội Hokkaido Hạ Long năm 2023 sẽ chính thức khai mạc vào tối 17.11.2023, tại Quảng trường 30.10, với sự tham dự của khoảng 4.000 - 5.000 người. Thành phần tham dự có đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước; đại diện lãnh đạo một số bộ, ban, ngành Trung ương và Nhật Bản; đoàn đại biểu tỉnh Hokkaido; đại diện lãnh đạo một số tỉnh, thành phố có mối quan hệ hợp tác với Nhật Bản…
Ngoài ra, sẽ có chương trình tham quan, khảo sát tại Quảng Ninh của các doanh nghiệp Nhật Bản…
