Quy chế sử dụng cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức quy định về cách thức khai thác, sử dụng dữ liệu như sau:
Các bộ, ngành, địa phương khai thác, sử dụng dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia bằng tài khoản do Bộ Nội vụ cung cấp.
Truy cập thông qua cổng thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước tại địa chỉ https://ccvc-portal.moha.gov.vn (sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước) hoặc sử dụng các dịch vụ chia sẻ dữ liệu trên cơ sở bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành, địa phương, Cơ sở dữ liệu quốc gia theo phân cấp quản lý và được sao lưu định kỳ hàng tháng, tối thiểu 3 tháng trên phương tiện lưu trữ chuyên dụng để dự phòng rủi ro.
Việc lưu trữ, sao lưu phải tuân thủ các quy định của Đảng,bảo vệ bí mật nhà nước, cơ yếu, bảo vệ bí mật thông tin cá nhân, an toàn, an ninh thông tin, pháp luật về lưu trữ.
Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức được điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, chuyển đổi vị trí công tác đến cơ quan, đơn vị khác của Nhà nước thì đồng thời với việc chuyển giao hồ sơ theo quy định, cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện như sau:
Cơ quan đang quản lý có trách nhiệm thực hiện hủy quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của cơ quan mình đối với cán bộ, công chức, viên chức đó;
Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày chuyển giao hồ sơ, cơ quan tiếp nhận tạo lập tài khoản cá nhân cho cán bộ, công chức, viên chức được tiếp nhận; đồng bộ dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức đó từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về Cơ sở dữ liệu của mình để phục vụ hoạt động quản lý theo thẩm quyền;
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm truy cập vào tài khoản cá nhân của mình trên Cơ sở dữ liệu của cơ quan, đơn vị tiếp nhận để kiểm tra thông tin, dữ liệu, thực hiện cập nhật thông tin, dữ liệu nếu cần thiết.
Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thay đổi công tác; chuyển công tác ra khỏi cơ quan, đơn vị Nhà nước; thôi việc; nghỉ hưu; qua đời thì dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức đó vẫn được lưu trữ tại thư mục riêng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương.
