Dành "thời gian đệm" cho kế hoạch
Mỗi ngày, khi thiết lập kế hoạch làm việc cho ngày hôm sau, nhân viên nên dành ra khoảng thời gian đệm để có thể kéo dài hoặc rút ngắn thời gian cho các hạng mục một cách linh hoạt.
Các công việc cũng nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, việc quan trọng nhất sẽ được giải quyết đầu tiên. Theo đó, dù có bị trì hoãn kế hoạch, bạn vẫn có thể hoàn tất những đầu mục cấp thiết trước.
Bám sát danh sách việc cần làm
Khi bị chậm trễ kế hoạch bởi xao nhãng, nhiều người cố gắng bù đắp thời gian đã mất bằng cách tăng tốc độ làm việc hoặc thay đổi toàn bộ danh sách việc cần làm. Tuy nhiên, cách này khiến chúng ta gặp nhiều rắc rối hơn vì sẽ mất thêm thời gian ổn định lại lịch trình hoặc bị rối khi không thể định hình được những đầu việc đã và cần làm.
Thay vì thế, chúng ta nên lập tức quay lại lịch trình đã sắp xếp từ trước, bỏ qua các đầu mục công việc đã bị lỡ dở để hoàn tất những việc tiếp theo. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian, đảm bảo hoàn thành phần lớn công việc đặt ra trong ngày làm việc.
Xác định lý do phân tâm
Khi kết thúc một ngày làm việc, tìm ra nguyên nhân khiến bạn mất tập trung là cần thiết để tránh tình trạng xao nhãng tái diễn.
Có 2 nguyên nhân có thể gây mất tập trung: yếu tố chủ quan, khách quan.
Với yếu tố chủ quan, những cảm xúc mang tính tiêu cực như lo lắng, mệt mỏi, bồn chồn... có thể khiến nhân viên khó chuyên tâm trong công việc. Bạn cần tìm ra các lý do đứng sau những xúc cảm này để xử lý chúng, cải thiện tâm trạng nhờ vận động, thiền hay điều chỉnh chế độ ăn uống.
Các yếu tố khách quan như tiếng chuông điện thoại, âm báo tin nhắn, những cuộc họp đột xuất và thói quen trò chuyện liên tục ở chỗ làm cũng có thể trở thành nhân tố khiến nhân viên mất tập trung.
Bạn nên để điện thoại ở chế độ rung hoặc im lặng, hạn chế lướt Internet ở chỗ làm và tránh bị phân tâm bởi môi trường xung quanh. Ví dụ, nếu đồng nghiệp muốn nói chuyện về chủ đề ngoài công việc, bạn có thể từ chối để ưu tiên hoàn tất các công việc quan trọng trước.
Công thức 40:15:5
Thay vì cố gắng duy trì sự tập trung suốt cả ngày làm việc, bạn có thể tập trung xử lý công việc trong một khoảng thời gian cố định, sau đó là một quãng nghỉ ngắn.
Công thức làm việc được nhiều nhà quản lý và nhân viên áp dụng là 40:15:5. Theo đó, nhân viên cần tập trung làm việc mà không bị gián đoạn trong vòng 40 phút.
Sau đó, bạn có thể kiểm tra hòm thư, điện thoại trong khoảng 15 phút tiếp theo. Và cuối cùng, 5 phút còn lại nên được tận dụng để nghỉ ngơi, vươn vai thư giãn, nói chuyện cùng đồng nghiệp.
