Hãy cùng tăng tốc độ làm việc trên Microsoft Excel với những thủ thuật dưới đây.
1. Sử dụng mẫu có sẵn trong Excel (Templates)
Đôi khi bạn có một loại bảng tính mới và không biết thiết kế nó như thế nào. Không sao cả, Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để sử dụng, tất cả mọi thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và nhiều nhiều nữa, bạn chỉ việc chọn đúng chủ đề bạn đang cần là được, nếu chưa có mẫu đó bạn có thể chọn chức năng download mới từ Microsoft.
Cách sử dụng rất đơn giản, sau khi chọn File >> New, bạn sẽ thấy chính giữa màn hình có 1 danh sách các loại mẫu như hình trên, chỉ cần chọn mẫu và bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn đã có bảng tính mới với mẫu bạn chọn.
2. Sao chép Formula
Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện.
3. Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter
Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.
4. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell
Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó (tức là cell đó có 2 dòng), để làm việc này bạn có 2 cách :
Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter
Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.
5. Tạo chú thích (comment) cho cell
Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích, chọn menu Insert / Comment (hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập.
6. Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment)
Sau khi bạn đã tạo một comment (chú thích) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sửa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse.
7. Sử dụng chức năng AutoFill
Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này. Có 2 cách:
Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2. Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này (tô đen). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.
8. Tùy biến AutoFill
Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẳng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như: 1,5,9,13,…
Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy, bạn làm như sau: Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp Ok.
Chúc các bạn làm việc nhanh và hiệu quả hơn với các mẹo vặt văn phòng trên Excel.
