Các mẹo vặt văn phòng dưới đây sẽ giúp bạn thiết kế và trình bày một bài thuyết trình hiệu quả hơn.
Sử dụng các template background sẵn có
Trong Powerpoint luôn cung cấp sẵn các background được thiết kế rất chuyên nghiệp giúp bạn có thể hoàn thành bài Powerpoint của bạn một cách dễ dàng. Sử dụng các template background còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bài thuyết trình của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý nên chỉ sử dụng một nền trong một bài Powerpoint, tránh sự chồng chéo lên nhau tạo nên một tổng thể rời rạc, không nhất quán.
Sử dụng video minh họa
Hiện nay việc thêm video vào vào các bài thuyết trình bằng Powerpoint được người dùng khá ưa chuộng. Sử dụng video để truyền tải nội dung giúp thu hút hơn với người nghe.
Nó cũng giúp người nghe hiểu rõ vấn đề bạn muốn truyền tải hơn, bài thuyết trình của bạn cũng sẽ thành công hơn. Ngoài ra, việc sử dụng video minh họa còn giúp bài Powerpoint của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng phím tắt một cách hữu dụng
Một mẹo hay trong Powerpoint mà nếu không để ý có lẽ bạn sẽ không biết, đó là các tính năng tuyệt vời của phím tắt. Sử dụng phím tắt giúp các thao tác của bạn trở nên nhanh hơn và tiết kiệm thời gian khi thuyết trình. Các phím tắt điển hình như:
Shift + 3: Giúp chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường. Bạn chỉ cần bôi đen đoạn chữ cần chuyển sau đó ấn tổ hợp phím Shift + 3 là bạn đã đổi được chữ hoa thành chữ thường một cách nhanh chóng.
Phím B/ W: Phím tắt màn hình tạm thời. Trong khi trình chiếu bạn muốn tạm tắt màn hình tạm thời chỉ cần ấn phím B hoặc phím W là được. Phím B sẽ tạo nên màn hình màu đen còn phím W sẽ cho ra màn hình màu trắng. Tương tự như thế để mở lại màn hình bạn cũng ấn phím B hoặc phím W là được.
F5: Ấn F5 khi bạn muốn bắt đầu trình chiếu.
Shift + F5: Khi muốn trình chiếu lại bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift + F5 là được.
Ấn 1 + Enter: Để quay lại slide đầu tiên. Tương tự như thế nếu bạn muốn quay về slide nào chỉ cần ấn slide đó + Enter là được.
Sử dụng các phím tắt này thật đơn giản phải không các bạn. Hãy ghi nhớ và sử dụng nó trong các buổi thuyết trình của bạn nhé.
Chọn màu sắc tốt
Màu sắc sẽ tô điểm cho slide của bạn, giúp tác động đến nhận thức của người xem. Khi lựa chọn màu sắc bạn nên cân nhắc với chủ đề của mình và phải lựa chọn chúng phù hợp với khán giả của mình. Khi thuyết trình trong buổi học thì slide của bạn có thể chọn các màu sắc sống động, tươi tắn. Còn trong công việc đặc biệt là các buổi thuyết trình với đối tác thì bạn nên chọn các màu sắc nhẹ nhàng, thể hiện được sự trang trọng, lịch sự.
Bạn cũng nên lưu ý không nên kết hợp quá nhiều màu sắc trên một trang slide. Điều này gây nên rối mắt cho người xem và tạo cho người xem cảm giác khó chịu. Khi sử dụng quá nhiều màu sắc cũng khiến điểm bạn muốn nổi bật bị chìm đi.
Một điểm nữa bạn cần phải lưu ý là màu sắc phải tương phản giữa chữ và nền. Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng buổi thuyết trình của bạn. Màu chữ và nền tương phản nhau sẽ giúp cho người xem có thể dễ nhìn hơn, các cặp màu sắc hay được sử dụng như: Đen – trắng, tím – vàng, cam – xanh da trời …
Sử dụng biểu đồ để diễn giải các con số và số liệu
Bài thuyết trình của bạn có quá nhiều số liệu về các con số. Nếu diễn giải các con số bằng dạng chữ thì người xem sẽ khó ghi nhớ và nắm bắt. Thay vào đó bạn nên sử dụng các biểu đồ để diễn giải nó. Phần mềm Powerpoint cung cấp rất nhiều dạng biểu đồ sẵn giúp bạn dễ dàng so sánh các số liệu với nhau.
Khi để biểu thị tỷ lệ phần trăm bạn có thể sử dụng biểu đồ hình tròn, còn khi muốn biểu thị số liệu giữa các năm bạn nên sử dụng biểu đồ dạng cột.
