1. Đầu tư vào quy trình tổ chức
Trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng công tác chuẩn bị đã được hoàn thành giúp cho các thành viên có thể tập trung 100% vào chủ đề cuộc họp. Thông báo trước các chương trình họp và chuẩn bị tâm lý sẵn sàng để lãnh đạo cuộc họp hoặc đóng góp ý kiến nếu cần.
Trong một số trường hợp, bạn cũng nên chỉ định người dẫn dắt cuộc họp, người ghi chú nhằm đảm bảo các quyết định quan trọng đều được ghi lại bằng văn bản. Người chủ trì cũng nên bắt đầu mỗi cuộc họp bằng cách nêu rõ mục đích và mục tiêu. Đừng cho rằng mọi người đều đã biết điều này.
2. Lưu trữ thông tin thành tư liệu
Sau mỗi cuộc họp, những vấn đề trọng tâm cần được tổng hợp lại và chia sẻ vào trong các hội nhóm của công ty. Chuyên gia Bob Helbig cũng cho rằng bạn nên ghi lại lịch sử của các dự án, sáng kiến và các quy trình làm việc nhóm một cách tích cực làm tư liệu tham khảo sau này.
Mỗi phòng ban, nhóm và dự án cũng nên có một kho lưu trữ tài liệu. Ví dụ, tài liệu quy trình, tài liệu giải thích cấu trúc, tài liệu hệ thống, quyết định đã được đưa ra…
3. Mọi người nên được nhìn thấy mặt nhau
Nếu bạn đang sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình, hãy tạo cho các thành viên thói quen được nhìn thấy. Bằng cách bật video trong cuộc họp trực tuyến, mỗi người khi tham gia sẽ cảm thấy ý kiến đóng góp của mình được đánh giá cao hơn.
Không điều gì cản trở cuộc họp hơn việc "tra tấn" mọi người bằng các slide đầy số liệu chán ngắt, với các gạch đầu dòng dài vô tận. Khi ấy, người tham dự có thông minh hay tinh tế đến mức nào cũng không còn quan trọng. Vì vậy, việc bật video cũng làm cho cuộc họp “ảo” thêm phần chân thực hơn, các thành viên có thể tương tác với nhau bằng cả giọng nói và ngôn ngữ cơ thể.
4. Tính minh bạch là điều cần thiết
Dù là trong cuộc họp trực tuyến hay không trực tuyến, thông tin của dự án và nhóm phải được minh bạch đối với mọi người, ngay cả đối với các quyết định ngoài lề mục đích chính cuộc họp. Ghi chú lại và chia sẻ những thông tin này trong các tài liệu trực tuyến là điều cần thiết, thể hiện sự rõ ràng trong cách thức làm việc.
Bên cạnh tính minh bạch trong thông tin, các cuộc họp online cũng cần minh bạch ở các thành viên mới tham gia. Giới thiệu qua về họ, nhiệm vụ của họ trong dự án hoặc nhóm để mọi người hình dung rõ hơn.
5. Tôn trọng thời gian
Đối với các cuộc họp kéo dài 30 phút hoặc một giờ, hãy giữ nội dung tương ứng là 25 phút hoặc 50 phút. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tránh kéo dài cuộc họp quá lâu với những vấn đề không cần thiết và giúp mọi người thoải mái hơn để thực hiện nghĩa vụ tiếp theo.
Không bao giờ để thời gian quá 5 phút mà không đưa ra vấn đề nào cho mọi người giải quyết. Bởi lẽ, những thành viên tham gia dự họp trực tuyến đang ở trong các phòng riêng lẻ và có hàng tá những yếu tố ngoại cảnh làm họ phân tâm. Nếu bạn không duy trì sự tập trung của họ vào cuộc họp, họ sẽ trở nên lơ đãng và phải mất một khoảng thời gian mới khiến họ chú tâm lại.
