Hòm thư được trang trí bắt mắt và có công khai quy trình giải quyết hòm thư góp ý công đoàn.
Theo đó, Chủ tịch Công đoàn là người quản lý hòm thư góp ý; hằng tuần ít nhất một lần người quản lý hòm thư phải kiểm tra và ghi chép kết quả xác minh trong hòm thư, ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi; Người quản lý hòm thư nếu phát hiện trong hòm thư có ý kiến, lập tức xem xét thông báo cho BCH Công đoàn;
BCH công đoàn trên cơ sở xác minh nội dung, lập phương án đối ứng; Căn cứ phán đoán tình hình của BCH CĐ chỉ đạo phương án đối ứng về nội dung cần đối ứng trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của BCH Công đoàn;
BCH Công đoàn phán đoán tình hình nếu cần thiết phải xin ý kiến Công đoàn cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, BCH Công đoàn cần lập phương án đối ứng trên cơ sở báo cáo Công đoàn cấp trên xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt và thực hiện.
Người chịu trách nhiệm quản lý hòm thư góp ý hằng tháng định kỳ báo cáo BCH Công đoàn việc kiểm tra, cải tiến, ghi chép tất cả các thông tin liên quan đến hòm thư góp ý; BCH Công đoàn xác nhận báo cáo…
Tại vị trí này còn có mẫu “Đóng góp ý kiến của đoàn viên Công đoàn”, trong đó có các nội dung như ý kiến đóng góp, đề xuất, các cách thức gửi thư (gửi vào hòm thư đặt tại nhà ăn; phản ánh qua tổ trưởng CĐ bộ phận, công đoạn; phản ánh qua BCH Công đoàn phụ trách các bộ phận, công đoạn).
Chủ tịch Công đoàn Cty Phan Thanh Hải cho biết, thứ Hai hằng tuần đều kiểm tra hòm thư, nhưng rất ít khi nhận được thư phản ánh trong hòm thư vì các ý kiến đóng góp, thắc mắc của CNLĐ đều được giải quyết từ công đoàn các bộ phận.
