Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 31/2016/TT-BXD, hồ sơ đề nghị công nhận hạng nhà chung cư gồm có:
1. Đơn đề nghị công nhận hạng nhà chung cư theo mẫu hướng dẫn tham khảo quy định tại phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Bản sao có chứng thực Giấy phép xây dựng nhà chung cư (đối với nhà chung cư thuộc diện phải có Giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng).
3. Bản sao có chứng thực quyết định phê duyệt quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500 hoặc văn bản chấp thuận tổng mặt bằng khu vực có nhà chung cư (đối với trường hợp không phải lập quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500) kèm theo bản vẽ tổng mặt bằng nhà chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
4. Bản sao có chứng thực văn bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền kèm theo bản vẽ thiết kế cơ sở nhà chung cư theo quy định của pháp luật về xây dựng.
5. Bản sao có chứng thực văn bản thông báo kết quả kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành công trình nhà chung cư của cơ quan chuyên môn về xây dựng.
6. Bản tự kê khai, đánh giá phân hạng nhà chung cư của tổ chức, cá nhân đề nghị công nhận hạng nhà chung cư theo mẫu hướng dẫn tham khảo quy định tại phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư này.
Theo đó, tổ chức, cá nhân đề nghị công nhận hạng nhà chung cư nộp 1 bộ hồ sơ theo quy định trên tại Sở Xây dựng. Sở Xây dựng có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ; trường hợp hồ sơ không đầy đủ giấy tờ theo quy định thì trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Sở Xây dựng phải có văn bản thông báo đề nghị bổ sung các giấy tờ còn thiếu.
Trường hợp nhà chung cư không đáp ứng được các yêu cầu và các tiêu chí theo quy định thì Sở Xây dựng phải có văn bản trả lời tổ chức, cá nhân đề nghị công nhận hạng, trong đó nêu rõ lý do nhà chung cư không được công nhận theo hạng đã đề nghị.
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành quyết định công nhận hạng nhà chung cư, Sở Xây dựng có trách nhiệm đăng tải công khai thông tin, văn bản quyết định trên cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng và gửi quyết định này cho tổ chức, cá nhân đề nghị công nhận hạng nhà chung cư để công khai cho chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư biết.
