Theo đó, đối với hành khách mang quốc tịch nước ngoài các giấy tờ được phép sử dụng khi đi tàu gồm: Hộ chiếu hoặc công hàm của cơ quan ngoại giao, lãnh sự xác nhận nhân thân của hành khách, có dán ảnh, đóng dấu giáp lai và đơn giải trình mất hộ chiếu của hành khách có xác nhận của công an địa phương.
Đối với hành khách mang quốc tịch Việt Nam, hành khách trên 14 tuổi bao gồm các loại giấy tờ được phép gồm: Hộ chiếu hoặc Căn cước công dân (CCCD); Giấy chứng minh, chứng nhận của các lực lượng vũ trang; Thẻ đại biểu Quốc hội; Thẻ nhà báo; Thẻ đảng viên; Thẻ đoàn viên; Giấy phép lái xe ôtô, môtô.
Trường hợp hành khách chưa có hoặc làm mất CMND/CCCD, hành khách phải có giấy xác nhận nhân thân có dán ảnh và đóng dấu giáp lai của công an địa phương nơi cư trú.
Hành khách từ đủ 14 tuổi trở xuống (gọi tắt là trẻ em) bao gồm: Hộ chiếu; Bản sao giấy khai sinh; Giấy xác nhận của tổ chức xã hội đối với trẻ em do tổ chức xã hội đang nuôi dưỡng, chỉ có giá trị sử dụng trong thời gian 6 tháng kể từ ngày xác nhận.
Khi hành khách mua vé tàu trực tuyến trên trang web hoặc qua ứng dụng Smartphone, phải khai báo chính xác thông tin cá nhân phù hợp với giấy tờ tùy thân và thông tin lấy hóa đơn điện tử (nếu có nhu cầu lấy hóa đơn) để làm cơ sở xác định tính sở hữu vé hành khách đã mua.
Khi hành khách mua vé trực tiếp tại cửa bán vé tại các ga đường sắt, tại các đại lý bán vé tàu hỏa (không áp dụng cho vé đi ngay không ghi thông tin cá nhân trên thẻ lên tàu), cần cung cấp họ tên và số hiệu giấy tờ tùy thân có ảnh được pháp luật công nhận khi được mua vé giảm giá.
Đối với trẻ em, cung cấp họ tên và ngày tháng năm sinh của trẻ em, đồng thời bắt buộc cung cấp thêm thông tin của người lớn đi cùng hành trình.
Đối với người mua vé hộ, cần cung cấp thông tin của người mua vé và kê khai thông tin người đi tàu như quy định.
Khi đi tàu, hành khách phải mang theo giấy tờ tùy thân và các giấy tờ có liên quan có thông tin trùng khớp với thông tin in trên Thẻ lên tàu hỏa để xuất trình cho nhân viên đường sắt khi có yêu cầu.
Trường hợp khách không có vé (khi phát hiện trên tàu hoặc tại ga đến) hoặc vé không hợp lệ sẽ phải mua mới để được đi tàu.
Người đi tàu sử dụng vé không hợp lệ được coi là đi tàu không có vé và phải mua vé mới. Vé không hợp lệ là vé mà người đi tàu sử dụng trong các trường hợp sau: Thông tin trên Thẻ lên tàu hỏa không trùng khớp với thông tin trên giấy tờ tùy thân của người đi tàu; Thông tin trên Thẻ lên tàu hỏa trùng khớp với thông tin trên giấy tờ tùy thân của người đi tàu nhưng không trùng khớp hoặc không tồn tại trên hệ thống bán vé điện tử;
Thẻ lên tàu hỏa đã bị tẩy xóa, sửa chữa và các thông tin trên hệ thống bán vé điện tử không trùng khớp với thông tin trên giấy tờ tùy thân của người đi tàu và số hiệu đoàn tàu hoặc ngày, tháng ghi trên Thẻ lên tàu hỏa không đúng với đoàn tàu hành khách cần đi.
